В Администрации президента Украины уже начата работа по переходу на электронный документооборот.
Об этом, как сообщает пресс-служба президента Украины, сказал заместитель главы АП Дмитрий Шимкив.
«Прекращаем бумажный документооборот и переходим на электронную обработку документов. Это касается распоряжений по вопросам основной деятельности, поручений руководства АПУ, служебных, докладных записок, заявок разных структурных подразделений, других документов, которыми обмениваются подразделения», - сказал он, отметив, что бумажный документооборот отменен распоряжением главы АП от 19 августа.
Как отметил Шимкив, речь идет о переходе на активное использование электронной почты, поскольку большинство вопросов можно решить именно с ее помощью. Сейчас готовится положение о принципах переписки, определении важности писем и т.д.
Читайте такжеЭлектронные технологии в АП введут в середине августа - заместитель главы АП
Внедрение электронного документооборота будет способствовать не только оптимизации работы служащих АП, но и даст возможность ускорить и улучшить процессы обмена информацией, принятия решений, убежден заместитель главы АП. «Мы должны построить новую модель взаимодействия, улучшить ее. Мы сейчас оптимизируем свою работу, строим эффективные процессы с использованием современных технологий», - отметил он.
По словам Шимкива, благодаря повышенной защите сотрудники Администрации будут иметь не только постоянный и оперативный доступ к служебной корреспонденции через мобильные устройства связи, но и к информации обо всех должностных лицах. «Эта система значительно расширяет возможности каждого работника. Он сможет оперативно прорабатывать материалы, согласовывать графики работы, работать с документами, организовывать совещания, видеоконференции среди должностных лиц», - подчеркнул заместитель главы АП.
Отменяется функция контроля над выполнением поручений как таковая, обязательное визирование документов. «Эти небольшие шаги начинают систематизировать переход на современный метод принятия решения, в котором нет необходимости контролировать. Отныне это ответственность и сознательность каждого работника», - добавил Шимкив.
Читайте также"Электронное правительство" полноценно заработает до конца сентября
Департамент контроля, регистрации корреспонденции и отслеживания выполнения остается лишь в части входящей корреспонденции, приема обращения граждан. «Все это ускорит процессы. Мы сможем работать эффективнее, а не генерировать кучу бумаг», - подчеркнул он.
Основные процессы перехода АП на новую систему работы планируется завершить к концу августа, а к концу сентября – оптимизировать взаимодействие по большинству процессов между структурными подразделениями. Однако процесс налаживания и совершенствования системы будет постоянным ввиду развития современных технологий.
Относительно перспектив внедрения электронного документооборота Шимкив отметил, что «следующим этапом должно стать построение такой системы взаимодействия Администрации президента с Кабинетом министров. Дальше – налаживание связи с райгосадминистрациями».
